Как подписать документ электронной цифровой подписью. Как поставить подпись в электронном документе

Содержание

Существует специальный раздел КриптоПро PDF для цифровой подписи документов в Adobe Reader, Adobe Acrobat или Adobe Livecycle ES.

Подписать документ присоединенной ЭП

Электронные подписи защищают документы от изменения, проверяют правильность написания и гарантируют конфиденциальность информации. Поэтому электронные торговые площадки или подрядчики могут потребовать, чтобы файлы были заверены электронными подписями.

Для создания документов с электронными подписями можно использовать различные программы. e -mail — почтовые программы, *.doc, *.docx — слово, для документов в формате pdf — Adobe Acrobat Reader DC.

Чтобы подписать электронным способом документ Word, необходимо подписать его после того, как он будет полностью завершен. Файл доступен только для чтения. Любые изменения аннулируют все подписи.

Данные Microsoft Office starter и Microsoft Office 365 online не поддерживают задачи электронной подписи.

Системные требования

Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019 или Microsoft 365 (подписание доступно только в версии рабочего стола, но не во всех подписках). в соответствии с версией ОС. .

Убедитесь, что внесли все изменения и подписываете окончательную версию. Файлы, подписанные ЭП, нельзя менять, иначе подписи станут недействительными.
Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».
В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить. ». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).
Нажмите «Подписать».

Проверить, кто и когда подписал документ

Нажмите Файл/Инфо/Просмотр подписи. В окне Подпись посмотрите, кто подписал документ. Чтобы получить дополнительную информацию, нажмите на подпись и выберите Конфигурация подписи.

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции для разработчиков.

Система управления документами SIS автоматизирует обмен документами в вашей организации и облегчает электронную подпись документов. Наши специалисты предлагают выгодные цены, помогают с установкой и настройкой EDI и отвечают на все технические вопросы.

На какие файлы можно поставить ЭЦП

Особенностью электронных подписей является то, что их можно использовать для подписания практически любых файлов, включая слова, PDF-файлы, изображения или видео. С технической точки зрения подписание PDF-документа с помощью ЭЦП ничем не отличается от подписания мультимедийного файла.

криптопрограмма, с помощью которой заверяется файл, формирует его хэш (краткие сведения о целостности и об авторстве);
хэш шифруется с помощью закрытого ключа;
формируется подписанный ЭЦП документ или отдельный файл ЭЦП к соответствующему документу.

Чтобы доказать подлинность файла, получатель должен использовать открытый ключ. Это позволяет расшифровать фрагментацию и определить целостность и запись файла.

Существует множество типов программ, которые могут подписывать документы word или PDF с помощью ЭЦП. Как уже упоминалось выше, программное обеспечение CryptoArm является одним из самых распространенных решений в России. Рассмотрим, как использовать ЭЦП для размещения ЭЦП на документах Word.

Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)

Программу Windows можно использовать двумя способами.

через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).

Как подписать документ word электронной подписью — этот вопрос очень удобно решать через меню среды Windows. Однако если есть решение CryptoArm, мы настаиваем на нем.

Изучить особенности применения соответствующих характеристик «CryptoArm» на практике.

Таким образом, вы знаете, как поставить цифровую подпись на документе в Word. Мы отмечаем, что эта процедура фактически не отличается от сертификации ЭЦП других файлов. Однако при манипулировании определенными типами данных еще предстоит проработать некоторые детали.

В частности, существует несколько характеристик, характерных для процесса создания файла PDF Как электронно подписать документ PDF (с учетом особенностей этой формы файла)?

Основные действия при использовании «КриптоПро», такие как размещение цифровой подписи на документе PDF, практически идентичны действиям для документов Word. ЭЦП PDF-файла размещается по тому же алгоритму, что и выше. При изучении вопроса о том, как подписывать документы Word электронными подписями.

Однако следует отметить, что при подписании PDF-документов целесообразно отделить фрагмент ЭД от соответствующего документа и зарегистрировать его в отдельном файле.

Действительно, некоторые решения от Adobe, создателя PDF Morph, позволяют использовать внутренние инструменты для подписания документов в этом формате. Вполне вероятно, что получатель файла сначала захочет проверить подпись, а затем только удостовериться в подлинности документа ЭЦП.

В этом случае у получателя документа может не быть Cryptoarm Distribution или другого решения с открытым ключом для проверки цифровой подписи слова или PDF. В этом случае решение о том, как подписать PDF-документ электронной цифровой подписью (путем разделения или слияния ЭЦП и самого документа), может предоставить получателю дополнительные средства проверки файла.

Способ подписания PDF-файла цифровой подписью (путем отделения или слияния цифровой подписи с файлом) должен быть заранее согласован с получателем документа.

Эта проблема возникает, когда владелец сертификата цифровой подписи должен подписать документ вне информационной системы. Это механизм, в который уже интегрированы механизмы создания и проверки цифровых подписей. Ознакомьтесь с вариантами подписания документов специальными электронными подписями.

Как подписывать документы электронной подписью: как правильно ставить усиленную квалифицированную ЭЦП в документации

Современные бизнес-процессы требуют возможности быстрого и удаленного решения проблем. Поэтому существует множество способов подписания документов и других файлов с электронной подписью. Рекомендуется либо ввести текст, либо приложить отдельно используемое программное обеспечение. Мы проинформируем вас обо всех вариантах, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий формат для документооборота вашей компании.

Что это такое

До появления этого полезного изобретения бизнесменам и другим юридическим и физическим лицам приходилось лично заниматься оформлением документов. С внедрением информационных технологий стало возможным удаленное подтверждение документов. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.

Цифровые файлы, которые являются индивидуальными сигналами доверия, представляют собой определенные комбинации паролей и символов. Он создается специальной программой и находится в файле, прикрепленном к основному файлу.

Сегодня она включена в перечень всех органов власти и служит полным эквивалентом личной подписи.

высокий уровень надежности и защиты от подделки;
можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.

Цифровые личные коды позволяют предпринимателям подавать документы и получать доступ к открытым контрактам, зачастую быстрее.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

Первый шаг — получение соответствующего сертификата. Это быстро и не требует отнимающей много времени бюрократии. Его может выдать личный кабинет налогоплательщика, авторизационный центр или МФЦ.

Далее вам понадобится компьютер с операционной системой Windows или Mac. Linux можно настроить, но это не всегда возможно в зависимости от версии.

Следующий шаг — установка программного обеспечения. Это очень звонкие приложения СКЗИ для защиты зашифрованной информации. Большинство из них используется в России:.

Точное необходимое программное обеспечение можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там вы получите заметку о настройках, необходимых для создания цифровой подписи. Выбранное программное обеспечение, установленное на вашем компьютере, создает в меню среды специальный значок ярлыка, который позволяет быстро зарегистрироваться одним щелчком мыши.

Acrobat Reader или Adobe Acrobat и сам PDF должны работать в разделах.

Как поставить электронную подпись (ЭЦП) в документе на базе Office

Это первая опция, необходимая для некоторых типов программного обеспечения. Его можно загрузить с публичного сервиса или с официального сайта производителя этого программного обеспечения. Установка автоматизирована и не занимает много времени. Единственное, если на вашем компьютере уже установлена другая версия, вам придется полностью удалить ее с помощью меню среды и установить новую программу.

Для формата Word и Excel

Большинство компаний продолжают вести документооборот в этом формате. Например, контракты, выставление счетов и формирование для государственных учреждений. Для использования этого формата требуется специальное программное обеспечение, совместимое с данной версией. Также стоит помнить, что документы, созданные в Word 2007, могут быть аутентифицированы только аналогичными программами.

В офисных программах есть стандартная функция «подписания подписи», но она не придает документам никакой юридической силы. Поэтому требуются специальные расширения, такие как КриптоПро Office Signature или другие РА.

Сначала загрузите и установите ADD -ON, затем опустите специализированный раздел Office. Когда все готово, перейдите в Word и Excel на вкладку Инструменты, выберите Параметры, а затем Безопасность, где есть опция Цифровая подпись. Все, что вам нужно сделать, это решить, что вы хотите подписать с помощью программы и сертификата.

Как расписаться в электронном документе формата PDF

Если вы заверяете документы в формате PDF, уместен отдельный раздел. Первоначально необходимо установить на компьютер программу Adobe Reader или Acrobat. Это позволит вам работать с этим типом файлов. Будут установлены специальные добавки, совместимые с этим программным обеспечением. Например, Cryptopro PDF. Добавка прилагается к считывающему устройству, и ее использование является бесплатным. В противном случае по окончании тестового периода необходимо приобрести лицензию.

1. созданный файл должен быть загружен как «Прикрепить скан документа» в разделе «Другое (при необходимости)». Используйте кнопку «Загрузить».

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписать документы любой формы (*rar, *.jpeg, *.png, *. ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальные программы. Например, CryptoArm.

Эта программа доступна в различных версиях с разными функциями. Базовая версия CryptoArm Start с минимальной функциональностью доступна бесплатно. Все платные версии имеют тестовый период, в течение которого становятся доступны все функции. По истечении этого срока необходимо приобрести лицензию для продолжения использования этой версии.

Документы можно подписывать из главного окна программы или из меню среды файла. Алгоритм подписи зависит от этих опций, но в каждом случае выберите «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа попросит вас выбрать:.

Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что мне нужно учитывать при использовании программы:.

В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Если у вас еще нет электронной подписи, получите ГС от признанного аккредитационного центра. В ЦС Contour имеются подписи для записей о сотрудниках и руководителях, сделках, счетах и сотрудниках.

Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами

Вы можете подписывать документы без установки специального программного обеспечения на свой компьютер. В качестве примера можно привести интернет-сервис Kontur.krypto.

Это бесплатная программа, которая создает и проверяет электронные подписи, а также может шифровать и расшифровывать электронные файлы. Вы можете подписывать как отдельные файлы, так и файлы или партии файлов. Он может создавать две или более подписей документов.

После регистрации программы шифрования на вашем компьютере и ее автоматической установки вы можете работать с программой. Программа имеет интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, вам необходимо

Загрузите документ для подписи в сервисе. Подписывайте любые файлы размером до 100 Мб.

Выберите сертификат, который установлен на вашем компьютере и подписывает документы. Подписывая документы с помощью Kontur.kripto, вы можете подписать их сертификатом, выданным любым центром сертификации.

Создайте файл подписи. При нажатии кнопки Подписать служба создает папку, содержащую подпись с тем же именем и разрешением, что и исходный документ. Папка хранит файл и его подпись на сервере. Затем эти документы могут быть загружены на компьютер пользователя.

Отправьте документы получателю. Файлы и подписи можно отправлять непосредственно из сервиса. Получатель получает ссылку на документ, хранящийся в Contour.Crypto. Вы также можете скачать пакет документов (оригинал документа, файл подписи, сертификат и шаги по проверке подписи) на свой компьютер и отправить его по любой электронной почте.

Соображения при использовании Contour.Krypto:.

В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

‘КриптоАРМ’ с ключами ЭЦП может использоваться как средство подписания документов, так и средство аутентификации для этих или других ЭЦП.

Как подписать документ формата Word и Excel электронной подписью

Форматы Word и Excel чаще всего используются для подачи документов в высшие учебные заведения, подписания деловых контрактов и подачи судебных исков. Стандартные пакеты программ MicrosoftOffice не позволяют создавать юридически значимые электронные документы с использованием ЭЦП. Поэтому в таких случаях используется специальный программный блок — КриптоПроОфисПодпись.

Подписывать документы с помощью этого программного модуля очень просто.

Выберете в главном меню пункт «Сервис», зайдите в «Параметры».
Далее вам необходимо выбрать подпункт «Безопасность» и выбрать «Цифровые подписи».
В выпадающем окне вам потребуется выбрать необходимый сертификат электронной подписи, которая установлена на компьютере.
Далее вы нажимаете «Подписать» и вводите пароль ключевого контейнера.

Обратите внимание, что если подпись создана в одной версии Word или Excel, а проверена в другой версии, результат проверки может быть неверным.

Как подписать документ в формате PDF электронной подписью

Существует специальный раздел КриптоПро PDF для цифровой подписи документов в Adobe Reader, Adobe Acrobat или Adobe Livecycle ES.

Для использования онлайн-подписей необходимо установить и настроить КриптоПро PDF в AdobeReader или AdobeAcrobat.

Чтобы добавить онлайн-подпись к PDF-документу, откройте меню Операции с сертификатами и перейдите на вкладку Подписи. Затем вам нужно выбрать необходимый сертификат подписи и место на документе, где вы хотите применить подпись. После подписания документа специальной цифровой подписью документ приобретает статус юридически значимого документа.

Подписать документ электронной подписью в СБИС

Документы, направляемые контрагентам СИС, автоматически подписываются электронной подписью. Файлы сторонних производителей также могут быть подписаны.

Система управления документами SIS автоматизирует обмен документами в вашей организации и облегчает электронную подпись документов. Наши специалисты предлагают выгодные цены, помогают с установкой и настройкой EDI и отвечают на все технические вопросы.